در دنیا امروز اطلاعات اداری فقط مربوط به فایلهای کامپیوتری نیست. بسیاری از اطلاعات مهم شرکتها، مشتریان، حسابداری و قراردادها هنوز روی کاغذ نگهداری میشوند و اگر بهدرستی امحا نشوند، ممکن است مشکلات جدی ایجاد کنند. به همین دلیل دستگاه کاغذ خردکن اداری به یکی از تجهیزات ضروری در دفاتر، شرکتها، مدارس، بانکها و حتی استفاده خانگی تبدیل شده که جهت امحا اسناد و از بین بردن کاغذهای اضافی بکار میرود.
اما هنگام خرید کاغذ خردکن اداری، خیلی از افراد فقط به قیمت توجه میکنند؛ در حالی که این انتخاب اشتباه میتواند باعث خرابی زودهنگام دستگاه، کندی کار و حتی سوختن موتور دستگاه شود. در ادامه مهمترین نکاتی را بررسی میکنیم که قبل از خرید باید بدانید.
چرا خرید کاغذ خردکن اداری اهمیت دارد؟
شاید تا چند سال قبل، پاره کردن اسناد یا دور ریختن آنها کافی به نظر میرسید، اما امروز با افزایش سوءاستفادههای اطلاعاتی، این روش دیگر امن نیست. اسناد مالی، چکهای باطله، اطلاعات مشتریان، قراردادها و حتی یادداشتهای اداری میتوانند حاوی اطلاعات مهمی باشند.
دستگاه کاغذ خردکن کمک میکند:
- اطلاعات محرمانه قابل بازیابی نباشند
- محیط اداری منظمتر شود
- حجم زبالههای کاغذی کاهش پیدا کند
- بازیافت کاغذ سادهتر انجام شود
انواع دستگاه کاغذ خردکن
یکی از اولین نکاتی که هنگام خرید باید به آن توجه کنید، نوع برش دستگاه است.
کاغذ خردکن رشتهای ( Strip Cut )
در این مدل، کاغذ به نوارهای باریک تبدیل میشود. این دستگاهها معمولاً سرعت خوبی دارند و برای استفاده روزمره در دفاتر کوچک مناسب هستند.
مزایا:
- قیمت مناسب
- سرعت خرد کردن بالا
- مناسب استفاده سبک
معایب:
- امنیت کمتر نسبت به مدلهای پودری
کاغذ خردکن پودری ( Cross Cut )
این مدل کاغذ را به ذرات بسیار ریز تبدیل میکند و امنیت بالاتری دارد. معمولاً شرکتها و سازمانهایی که با اطلاعات محرمانه سروکار دارند از این مدل استفاده میکنند.
مزایا:
- امنیت بسیار بالا
- مناسب جهت امحا اسناد مهم
- غیرقابل بازیابی بودن اطلاعات در اکثر موارد
معایب:
- قیمت بالاتر
- نیاز بیشتر به نگهداری
هنگام خرید کاغذ خردکن به چه نکاتی توجه کنیم؟
ظرفیت ورود کاغذ
بعضی دستگاهها فقط ۵ برگ را همزمان خرد میکنند و برخی مدلها تا ۲۰ یا ۳۰ برگ ظرفیت دارند. اگر استفاده شما زیاد است، بهتر است دستگاهی با ظرفیت بالاتر انتخاب کنید تا موتور تحت فشار قرار نگیرد.
نوع موتور
قدرت موتور اهمیت زیادی دارد. دستگاههای ضعیف برای استفاده مداوم مناسب نیستند و بعد از مدتی داغ میکنند. برای محیطهای اداری بهتر است مدلهای موتور قوی و صنعتی انتخاب شود.
حجم مخزن
مخزن کوچک باعث میشود مرتب مجبور به تخلیه شوید. در دفاتر پرکار، دستگاههایی با مخزن بزرگ انتخاب بهتری هستند.
قابلیت خرد کردن CD و کارت بانکی
بسیاری از مدلهای جدید امکان خرد کردن CD، DVD، کارت بانکی و حتی منگنه را دارند. این قابلیت در محیطهای اداری کاربرد زیادی دارد.
روش صحیح نگهداری از دستگاه کاغذ خردکن
خیلی از خرابیهای کاغذ خردکن به دلیل استفاده نادرست اتفاق میافتد. رعایت چند نکته ساده میتواند عمر دستگاه را چند برابر کند.
روغنکاری تیغهها
تیغههای دستگاه باید به صورت منظم روغنکاری شوند تا نرم و روان کار کنند. این کار باعث کاهش فشار روی موتور نیز میشود.
جهت روغن کاری دو برگ کاغذ سایز A4 را با مقداری روغن آغشته کرده و روی هم قرار دهید و پس از روشن کردن دستگاه وارد دستگاه کرده ت خرد شود بدین گونه تیغه ها روغن کاری میشود .
بیشتر از ظرفیت دستگاه استفاده نکنید
یکی از رایجترین دلایل گیر کردن کاغذ، وارد کردن تعداد بیش از حد برگه است. همیشه به ظرفیت استاندارد دستگاه توجه کنید.
اجازه خنک شدن به دستگاه بدهید
اگر دستگاه برای کارکرد کوتاهمدت طراحی شده، استفاده مداوم میتواند باعث داغ شدن موتور شود. بهتر است بعد از چند دقیقه کار، کمی به دستگاه استراحت بدهید.
لازم به ذکر است اکثر دستگاهها مجهز به سنسور قطع جریان برق در هنگام داغ شدن موتور هستند.
تخلیه به موقع مخزن
پر بودن مخزن باعث فشار به تیغهها و کاهش کیفیت خرد کردن میشود.
کدام کاغذ خردکن برای شما مناسب است؟
اگر برای استفاده شخصی یا دفتر کوچک به دنبال دستگاه هستید، مدلهای رومیزی و کمصدا انتخاب خوبی هستند. اما برای شرکتها، مدارس، دفاتر حسابداری و سازمانها، بهتر است دستگاههای پودری با موتور قوی و مخزن بزرگ تهیه شود.
در هنگام خرید، فقط قیمت را ملاک قرار ندهید. کیفیت تیغه، قدرت موتور، خدمات پس از فروش و قطعات مصرفی اهمیت بسیار بیشتری دارند و در طولانیمدت باعث صرفهجویی در هزینه میشوند.
جمعبندی
دستگاه کاغذ خردکن یکی از مهمترین تجهیزات اداری برای حفظ امنیت و اطلاعات است. انتخاب صحیح دستگاه باعث افزایش سرعت کار، امنیت بیشتر و کاهش هزینههای تعمیرات میشود. همچنین با نگهداری درست، میتوان سالها بدون مشکل از دستگاه استفاده کرد.
اگر قصد خرید کاغذ خردکن برای دفتر یا مجموعه خود را دارید، بهتر است قبل از انتخاب، میزان استفاده روزانه، حجم اسناد و سطح امنیت موردنیاز را مشخص کنید تا دستگاهی متناسب با نیازتان تهیه شود.
مشاوران ما آماده اند تا با اراِِیه راهنمایی تخصصی و مشاوره دقیق شما را در انتخاب مناسب ترین دستگاه کاغذ خرد کن اداری متناسب بانیاز شما همراهی کنند.
